Na rotina da gestão financeira de um negócio, há momentos em que empreendedores precisam aumentar o capital de giro e pensar em saídas para viabilizar a produção de seus serviços e soluções. Para isso, existem certos mecanismos que podem ajudar, como as duplicatas.
As duplicatas funcionam como títulos de crédito e possibilitam que empreendedores tenham o aos insumos necessários para sua produção, podendo pagar por eles no futuro, a prazo. Dessa maneira, a empresa equilibra seu fluxo de caixa e ganha tempo para quitar o pagamento quando tiver a receita disponível com as vendas.
Assim como outros instrumentos de crédito, as duplicatas são aliadas dos empreendedores, mas é preciso utilizá-las com responsabilidade para não comprometer a sustentabilidade do negócio. Neste post, você vai entender como a gestão automatizada de duplicatas é a estratégia ideal para ter mais controle e organização e como implementar esse conceito. Continue a leitura!
Qual a importância do controle de duplicatas?
As duplicatas são ordens de pagamento, geralmente negociadas entre duas empresas, para garantir a compra de materiais ou serviços com pagamento por um prazo maior. Elas oferecem muitas vantagens, mas é preciso fazer um controle rigoroso delas para não se perder e ter prejuízos.
Assim, se sua empresa emitiu as duplicatas, ou seja, vendeu a prazo para clientes, ou precisa pagá-las, o que envolve ter comprado a prazo de fornecedores, organizar esse fluxo de contas a pagar e receber é crucial para a saúde financeira e para evitar rombos no seu fluxo de caixa.
Para quem vende, é essencial acompanhar o pagamento das duplicatas e entender quais são os clientes com os quais vale a pena negociar, além de avaliar situações em que se precisa entrar com protesto no cartório ou processos judiciais. Já no caso de quem compra, deve ter em mente que as duplicatas envolvem pagamento de juros, logo, atrasos podem comprometer o orçamento e ainda gerar desgaste com fornecedores.
Como melhorar a gestão de duplicatas na empresa?
Gerenciar duplicatas é importante para saber exatamente a quantidade de dinheiro que sai e que entra nessas negociações. Confira algumas dicas para aprimorar a gestão e ter mais controle.
Tenha organização
Quando o assunto é gestão financeira como um todo, organização é a palavra-chave. Ou seja, a melhor forma de gerenciar duplicatas é por meio da sistematização das datas de vencimento desses pagamentos ou recebíveis. Junto com os prazos, anote os clientes ou fornecedores envolvidos, para que você entenda também quais são os contatos com pendências e quais estão em dia.
Faça um controle de recebíveis
Se sua empresa emite muitas duplicatas, fazer um registro rigoroso é a melhor maneira de acompanhar esses recebíveis e garantir sua receita. Não deixe de anotar, como já mencionado, os prazos de vencimento, os nomes dos clientes, as formas de pagamento negociadas e demais informações relevantes.
Acompanhe as contas a receber
Crie o hábito de monitorar mensal ou semanalmente as contas a receber. Isso envolve conferir seus registros e dar baixa no que foi pago ou não. Dessa maneira, você entende mais sobre o perfil dos clientes. No mais, é indispensável fazer esse controle para saber de antemão se terá dinheiro o suficiente para arcar com as despesas do seu negócio.
Desenvolva um planejamento estratégico
Planejamento financeiro é muito bem-vindo para empreendimentos que lidam com duplicatas. Afinal, infelizmente, não é possível ter certeza de que o cliente vai honrar seu compromisso. Para isso, você precisa se antecipar, fazer projeções, se preparar e pensar em soluções para possíveis problemas.
Crie um cronograma de acompanhamento
Quem vende a prazo precisa investir em estratégias de monitoramento para saber o momento ideal de cobrar ou acionar algum mecanismo de proteção. Tenha em mente que, no caso das duplicatas, o cliente já recebeu e provavelmente utilizou o produto ou serviço que você forneceu. Logo, por mais difícil que pareça, é seu direito acompanhar esses recebíveis e cobrar por eles. Para isso, prepare-se e crie um cronograma com datas e informações detalhadas.
Mapeie inadimplências e incentive a regularização
Em um gancho com o tópico anterior, use seu cronograma para mapear situações de atrasos e inadimplência. Aborde o cliente de forma respeitosa e cordial e envie um comunicado de cobrança reforçando o compromisso que foi firmado. Você pode, inclusive, encaminhar um novo boleto ou os dados que facilitam o pagamento. Uma boa tática é enviar alertas com lembretes em datas próximas ao vencimento.
Incentive pagamentos antecipados
Se duplicata vencida é um problema contínuo na sua gestão de recebíveis, elabore estratégias para tentar antecipar pagamentos. Ofereça algum tipo de vantagem para quem pode pagar antes do prazo, como descontos no valor atual ou numa próxima compra, brindes etc. Além de garantir o pagamento e evitar a inadimplência, você ainda tem a chance de fidelizar o cliente.
Tenha dados para avaliação
Dados são grandes aliados na gestão de duplicatas, uma vez que eles mostram com alta precisão a realidade financeira do negócio. Nesse sentido, vale a pena emitir relatórios e analisar métricas que possam ajudar na criação de estratégias e no acompanhamento de metas.
Automatize com a tecnologia
Todas as práticas sugeridas aqui podem ser ainda mais efetivas com o e de tecnologia. Isso porque realizar controles manualmente em planilhas pode resultar em erros e desencontros, além de ser bem mais trabalhoso.
Nos dias de hoje, ter um sistema que reúne todos os dados financeiros e automatiza processos, substituindo tarefas manuais, é a atitude certa para ter mais organização e poder acompanhar as movimentações de recebíveis e prazos de pagamento com o máximo de eficiência.
Como implementar a gestão automatizada de duplicatas?
Agora que você já sabe que a tecnologia é a melhor saída para estabelecer uma uma gestão de duplicatas produtiva e automatizada, veja os aspectos importantes a considerar para escolher e implementar o sistema certo para o seu negócio.
Avalie as dores da empresa
Entenda quais são os principais desafios e dificuldades do seu negócio na hora de avaliar um sistema de gestão. Se inadimplência ou perda de prazos são questões recorrentes, é fundamental saber se o software possui funcionalidades que vão ajudar a atender essa demanda.
Defina objetivos
É necessário se perguntar quais são os objetivos mais importantes ao adotar uma ferramenta para gestão automatizada de duplicatas. A lista pode incluir istrar melhor os recebíveis, acompanhar métricas e dados ou mapear erros e gargalos. Tenha suas necessidades, urgências, prioridades e metas em mente na hora de procurar um sistema.
Entenda as funcionalidades
Bons softwares para gestão financeira geralmente possuem várias funcionalidades, mas é sempre bom verificar se as aplicações que você realmente precisa estão disponíveis. Logo, pense nos seus objetivos e dores e escolha uma ferramenta que poderá ajudar a solucioná-los.
Pesquise a qualidade do e
Quando se trata de soluções tecnológicas, o e é um diferencial. Isso porque você e sua equipe podem precisar de apoio técnico para se adaptar ao uso da ferramenta. Da mesma forma, é necessário entender como funciona o atendimento em casos de pane ou falhas no funcionamento do sistema.
Levante as facilidades de integração
Uma das grandes vantagens de um sistema para automação de duplicatas e operações financeiras são as integrações que eles podem oferecer. Dependendo da solução, é possível estabelecer uma conexão direta com bancos e plataformas contábeis, por exemplo.
Isso é extremamente útil para facilitar ainda mais os processos e centralizar dados. Procure saber se a ferramenta em questão apresenta boas integrações, inclusive com os sistemas que você porventura já possua no negócio.
Estude as tecnologias de segurança
Informações relacionadas às finanças de uma empresa são muito sensíveis e precisam ser preservadas. Assim, verifique os mecanismos de segurança oferecidos pela companhia fornecedora do software para ter certeza de que seus arquivos e dados estão muito bem protegidos de ataques e riscos de vazamento.
Tenha uma gestão de duplicatas mais eficiente com a tecnologia
A automação é, sem dúvidas, um investimento que traz uma série de benefícios para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Para a área financeira, nada é mais vantajoso do que poder estabelecer rotinas de controle e conferências digitalizadas, que além de agilizarem o processo, reduzem consideravelmente os índices de erros, riscos e surpresas desagradáveis.
Por isso, para potencializar a gestão de recebíveis e ter um gerenciamento mais organizado e estruturado, implemente boas práticas, como as sugeridas neste artigo, e adote uma tecnologia de gestão que vai proporcionar mais eficácia e inteligência, favorecendo a sustentabilidade financeira do seu negócio.
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